Khi một người được lên làm người đứng đầu của một đội nhóm nào đó, người đó sẽ thường được gọi là quản lý, trưởng nhóm, hoặc đôi khi được gọi là lãnh đạo.
Cái khái niệm này đôi lúc sẽ khiến cho nhiều người cảm thấy khó hiểu và mâu thuẫn và khi không hiểu rõ được về bản chất, vai trò và mục tiêu của từng 2 vị trí này, đó là lúc sẽ rất khó đẻ một người hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình được giao.
Trong bài viết này, anh sẽ chia sẻ chi tiết về sự khác biệt giữa một người quản lý và một người lãnh đạo.
Khái niệm của quản lý và lãnh đạo thời ngày xưa
Hãy tưởng tượng là bạn đang ở trong một khu rừng, đồng thời bạn cũng là người quản lý một nhóm người cùng đốn gỗ trong khu rừng đó và mọi người đang làm việc rất hăng hái.
Đột nhiên, có một tiếng nói vang lên từ trên cao:” Mọi người ơi, không may là chúng ta đang đốn lộn khu rừng mất tiêu rồi. Đây không phải là cái mà công ty của chúng ta muốn triển khai trong tháng này. Bây giờ mọi người cùng đổi hướng sang khu vực khác nhé”
Ở trong ví dụ này,
Người đang chịu trách nhiệm và điều phối công việc của một đội nhóm cụ thể được gọi là quản lý.
Ngược lại, người có khả năng đưa ra được định hướng đúng cho cả tập thể để hoàn thành mục tiêu chung của công ty, tổ chức được gọi là lãnh đạo.
Đó là khái niệm của quản lý và lãnh đạo từ ngày xưa.
Lý do anh chia sẻ điều này là vì để có cái nhìn đúng, chúng ta cần hiểu và loại bỏ những cái nhìn xưa cũ và không hiệu quả.
Mô hình công ty từ ngày xưa
Về cơ bản trong công ty, những người có vai trò được xem là lãnh đạo, thường sẽ là những vai trò C-level. Ví dụ như: CEO, CMO, CIO, …
Họ là người đưa ra những định hướng chung cho công ty, tổ chức và giao xuống tuyến dưới. Giao xuống cho người mức độ ở giữa thường được gọi là quản lý cấp trung. Người quản lý lúc này sẽ nhận target, KPIs và lên kế hoạch thực hiện triển khai.
Nhược điểm của mô hình này
Trong lúc lên kế hoạch triển khai những con số đã được giao, đôi khi người quản lý sẽ không thực sự hiểu rõ được ý nghĩa của những con số và nó từ đâu ra, mà chỉ làm theo những cái được giao và không được quyền lựa chọn.
Cho nên sẽ rất dễ xảy ra tình trạng triển khai “sai khu rừng” như ở ví dụ ở phía trên.
Thực tế là mô hình này từ ngày xưa đã triển khai rất hiệu quả bởi vì nó xuất phát từ thời công nghiệp. Ở thời đại này, đa số sẽ là những quy trình, nhà máy và máy móc được thiết lập một cách cố định. Mỗi một người bước vào công ty sẽ trở thành “một chức năng” để đóng góp vào thực hiện cho quy trình.
Những người quản lý ở trong thời đại công nghiệp lúc này thường sẽ được gọi là quản đốc – người sẽ thường xuyên đi kiểm tra, đốc thúc nhân viên làm việc để đẩy ra được kết quả như mong đợi. Nếu như không làm chuyện đó, năng suất và mức độ làm việc của nhân viên sẽ không được đẩy lên tối đa.
Cho nên ngày xưa, công việc của quản lý chỉ cần làm như vậy là đủ.
Nhưng bây giờ, mô hình này không còn hiệu quả nữa bởi vì 3 thực tế:
Thực tế #1: Những công việc chân tay đang dần bị thay thế bởi máy móc
Với sự phát triển của máy móc và công nghệ nên rất nhiều công ty đang nỗ lực để hệ thống hoá các quy trình sản xuất và làm việc để dần dần không còn phải phụ thuộc quá nhiều vào yếu tố con người.
Mà sẽ cần người quản lý cho những công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tinh thần phấn đấu và trách nhiệm của mỗi người khi đối diện với những vấn đề hay những tình huống khác nhau. Nên sẽ không cần kiểu quản lý như mô hình thời xưa – kiểm tra, quản lý và đốc thúc nhân viên.
Thực tế #2: Mọi thứ giờ đây sẽ thay đổi liên tục
Có những quy trình ngày hôm qua vẫn còn sử dụng được rất hiệu quả nhưng ngày hôm sau có khi sẽ bị thay thế bởi quy trình mới vì cái cũ không còn phù hợp.
Nếu so sánh khái niệm quản lý kiểu cũ và thực tế số 2 này sẽ rất dễ bị mâu thuẫn.
Quản lý kiểu cũ được định nghĩa là:
Người đang chịu trách nhiệm và điều phối công việc của một đội nhóm cụ thể.
Nhưng trong giai đoạn Covid-19, rất nhiều công ty chuyển sang mô hình làm việc tại nhà (work-from-home). Nếu quản lý theo kiểu cũ, sẽ rất khó để đảm bảo được là nhân viên của mình đang làm việc nghiêm túc tại nhà.
Đó là lúc nhiều người sẽ nhận ra, quản lý thời nay chỉ quản lý được đồ vật chứ chẳng thể quản lý được con người. Cho nên nếu bây giờ bạn vẫn còn suy nghĩ:” Em đang quản lý 3 bạn nhân viên” thì đã tới lúc cần suy nghĩ nghiêm túc lại chuyện đó.
Điều đó dẫn tới thực tế tiếp theo, một trong nhiều lý do khiến bạn không thể quản lý được con người sẽ là sự thay đổi về nguồn lực lao động.
Thực tế #3: Và phần lớn lao động ngày hôm nay là GenZ
Đối với các bạn GenZ, họ được lớn lên trong thời đại cũng khá đầy đủ, không quá khó ăn, khó mặc như ngày xưa. Thậm chí, họ có rất nhiều lựa chọn và cũng đã quen với việc được lựa chọn nên sẽ rất khó để ép họ làm việc đúng theo quy trình từ A-Z như một cỗ máy được.
Cho nên, một thực tế diễn ra ngày hôm nay là rất nhiều quản lý lớn tuổi cảm thấy rất khó để quản lý một đội ngũ nhân viên hầu như là GenZ.
Quản lý cần làm gì để thích ứng với thực tế?
Hãy quản lý quy trình nhưng dẫn dắt con người
Như anh đã nói phía trên, chúng ta không thể nào quản lý được con người mà chỉ có thể dẫn dắt họ và để có thể dẫn dắt được hiệu quả thì người quản lý cần có thêm bộ kỹ năng lãnh đạo (leadership skill) để làm việc với con người.
Để có thể hiểu kĩ hơn, hãy tưởng tượng ra trước mặt bạn là một chiếc xe đạp có 2 bánh, bánh trước dùng để định hướng, bánh sau dùng dùng để vận hành để đi theo định hướng của bánh trước.
Người quản lý ngày hôm nay được ví như một chiếc xe đạp hoàn chỉnh.
Mình cần học cách để vận hành những quy trình đã có, phối hợp mọi người làm việc với nhau và có khi bạn không được lựa chọn hoàn toàn là định hướng của mình nên đi về đâu nhưng bạn cần hiểu rất rõ về ý nghĩa và tầm quan trọng của những con số được giao xuống để có thể vận hành chiếc xe đạp của mình đi một cách trơn tru.
Hãy nhìn nhân viên của mình như một con người toàn diện
Quản lý kiểu cũ nhìn nhân viên như một chức năng
“Bạn này là nhân viên kế toán nên chỉ làm việc với con số, bạn này là nhân viên Marketing chỉ làm việc liên quan tới những bài viết quảng cáo.”
Đó là suy nghĩ cũ của ngày xưa, người ta xem những con người trong công ty chỉ như một chức năng và ráp lại tất cả những chức năng đó lại với nhau cho thành một quy trình trọn vẹn. Đó là lúc những tiềm năng của nhân viên sẽ không được khai phá một cách trọn vẹn.
Quản lý thời nay nhìn nhân viên như một con người toàn diện
Con người toàn diện nghĩa là gì?
Nghĩa là nhân viên của mình có mục tiêu, ước mơ và hoài bão của riêng mình, có cách giao tiếp và làm việc theo cá tính của họ.
Hãy hiểu và tôn trọng chuyện đó để làm sao hướng dẫn cho “con người” đó làm việc được một cách hiệu quả chức năng mà họ được giao.
Đồng thời hiểu được mục tiêu, ước mơ của họ để có thể gắn nó vào mục tiêu chung của tổ chức, công ty đặt ra. Để rồi trong quá trình tương tác và làm việc, người quản lý có thể cho họ cảm thấy mình được đóng góp, tôn trọng để họ tiếp tục muốn cống hiến và đóng góp cho công ty.
Xem thêm: 5 Nguyên Tắc Giúp Thuyết Phục Sếp Khó Tính
Kỹ năng quản lý của anh
Đây là bài học anh nhận ra trong công việc quản lý đầu tiên của mình. Hồi đó, anh làm quản lý và điều phối một đội trợ giảng. Anh cũng không biết rõ về mục tiêu của nó là gì, chỉ biết quy trình đã có sẵn thì bắt tay vào làm thôi và thật là anh làm chuyện đó rất là tốt.
Nhưng đó là lúc mà anh chỉ tập trung hết vào quy trình và kiểm tra từng bạn:
- “Em đã làm đúng quy trình chưa?”
- “Bước này có trong quy trình nhưng sao em không làm?”
- “Em làm thêm 2 bước này nữa để quy trình hiệu quả hơn nhé”
Đó là lúc kết quả không ra được như mong đợi bởi vì có rất nhiều trường hợp phát sinh ngoài quy trình và nhiều bạn nhân viên của anh cảm thấy gò bóp, cứng nhắc vì cứ làm theo những quy trình cũ nên họ không phục, và cảm thấy không có tiếng nói để đóng góp.
Cho tới khi anh nhận ra thứ anh vừa nói với bạn ở phía trên, bên cạnh chỉ tập trung vào “bánh xe sau”, anh cũng cần bỏ nỗ lực quản lý thêm “bánh xe trước” để chia sẻ cho nhân viên của mình hiểu thật rõ về định hướng, tầm quan trọng của quy trình và nó giúp mình đi được tới đâu.
Anh bắt đầu giải thích chi tiết định hướng cho từng bạn và khuyến khích tinh thần đề xuất giải pháp mới mỗi khi vấn đề xuất hiện để vẫn có thể đi theo định hướng đã đặt ra, không nhất thiết phải làm đúng y chang từng bước ở “bánh xe sau”.
Theo em, nên làm gì là tốt?
Để rồi, mỗi khi có bạn nhân viên tới chia sẻ:” Anh ơi, em đã làm đúng quy trình rồi mà không ra kết quả, anh có cách làm nào khác không?”.
Nếu là ngày xưa, anh đã nhảy vào và yêu cầu bạn đó làm 7749 bước rồi. Còn bây giờ, anh đặt ngược lại câu hỏi cho bạn là:” Theo em, nên làm gì là tốt?”
Chỉ một câu hỏi đó thôi, cũng khiến cho họ cảm thấy mình là một người trách nhiệm, có khả năng đóng góp và lời nói của mình được lắng nghe. Đó là lúc mà họ sẽ chủ động đề xuất giải pháp và có khi những giải pháp đó còn hay hơn cả cách của anh vì họ là người triển khai công việc trực tiếp, còn anh chỉ đứng từ phía xa để hỗ trợ mà thôi.
Khi có tinh thần đề xuất giải pháp lên phía trên, người nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm và hết mình trong công việc hơn rất nhiều.
Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý
Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý thời điểm hiện tại thật ra không có quá nhiều sự khác biệt. Dựa trên kinh nghiệm của anh, chúng ta cần học cách để tích hợp 2 thứ này lại với nhau, để có thể quản lý đội nhóm hiệu quả, bạn cần có khả năng dẫn dắt con người, bên cạnh việc quản lý những công việc, số liệu và quy trình.
Hay nói cách khác, có một câu rất hay:
Lời kết
Bài viết phía trên là một vài chia sẻ của anh về khái niệm của quản lý và các hướng triển khai cần có trong tương lai để có thể trở thành một người quản lý hiệu quả. Nếu bạn muốn đào sâu hơn vào chủ đề này, có một buổi Workshop Underground Leader do anh tổ chức ra để chia sẻ về cách dẫn dắt và quản lý đội nhóm hiệu quả để từ đó tạo ra được nhiều kết quả hơn cho công ty, tổ chức mình tham gia.
Nếu hứng thú và muốn tìm hiểu, click tại đây nhé.
