1. Quản lý thời gian là gì? Ngộ nhận về quản lý thời gian
Khi nói đến thời gian, cái mong đợi ngu nhất chúng ta có đó là phải quản lý thời gian.
No no no. Đó là một thứ siêu ngốc khi chúng ta bắt đầu cố để quản lý thời gian.
Vì trên đời này không ai có thể quản lý được thời gian. Bạn không thể yêu cầu thời gian đi nhanh hơn, không thể bắt nó dừng lại hay chậm đi được.
24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, 52 tuần một năm, bạn không thể điều khiển nó khác đi. Cũng không thể để dành thời gian rảnh rỗi vào một chiếc hộp, để rồi khi bận rộn móc ra xài.
Chúng ta hoàn toàn có thể điều khiển, quản lý được tiền bạc, nhân sự, công việc nhưng bạn không thể áp dụng tất cả những kỹ thuật kiểm soát đó đối với thời gian.
Người khôn ngoan sẽ sớm nhận ra: “Thay vì cố gắng kiểm soát và điều khiển thời gian, họ sẽ quản lý sự ưu tiên của mình. Mỗi ngày đến họ nhận ra có 24 chiếc hộp trống rỗng được bày ra trước mắt của mình. Và mỗi một chiếc hộp đó ứng với một giờ đồng hồ.”
Và họ sẽ lựa xem là mình sẽ lấp đầy 24 chiếc hộp đó với những ưu tiên khác nhau nào cho các vai trò trong cuộc đời của mình. Ưu tiên cho bố mẹ mình, cho công việc, cho người yêu, cho bạn bè hay cho chính mình.
Dĩ nhiên sẽ có những ngày ưu tiên dành cho cộng đồng cao hơn dành cho bố mẹ.
hoặc ưu tiên cho bạn bè sẽ cao hơn ưu tiên dành cho gấu…
Nhưng cái cốt tủy là bạn phải phân định được ưu tiên nào thật sự có ý nghĩa hơn đối với mình. Và bạn càng nhét được những ưu tiên quan trọng đó vào những chiếc hộp càng nhiều bao nhiêu thì ngày của bạn nó sẽ càng hạnh phúc và trọn vẹn bấy nhiêu.
Ngược lại, nếu bạn bỏ quên càng nhiều ưu tiên quan trọng ở ngoài chiếc hộp bao nhiêu. Thì bạn sẽ bắt đầu cảm thấy thất vọng, mệt mỏi, quá tải, vô nghĩa bấy nhiêu.
Cho nên, ở đây chúng ta không có khái niệm quản lý thời gian, thay vào đó chúng ta có khái niệm sử dụng thời gian hiệu quả thông qua việc sắp xếp công việc ưu tiên.
Vậy để sử dụng thời gian hiệu quả, chúng ta cần phải làm gì?
Anh sẽ cho bạn biết thông qua 5 gợi ý dưới đây:
2. 5 Cách sử dụng thời gian hiệu quả
Gợi ý số 1: Đừng đi tìm thứ gọi là Work-life Balance.
Đây là cái anh nghe rất nhiều bạn mong đợi và băn khoăn. Thậm chí là cảm thấy bế tắc về chuyện đó:
Em không tìm được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi em làm nhiều việc cùng lúc, em thấy mình trưởng thành hơn, có nhiều trải nghiệm hơn.
Nhưng lại không dành đủ thời gian cho các mối quan hệ, gia đình và cho cả chính mình.
Còn những bạn đi làm thì quá rõ ràng rồi. Công việc chiếm hầu hết thời gian, không còn thời gian để chăm lo cho bản thân, cuộc sống, gia đình, bạn bè. Em muốn tìm được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
NHƯNG…
Đừng đi tìm cái gọi là Work – Life Balance, bởi vì đó là thứ không tồn tại trên đời.
Jack Welch – CEO cực kỳ nổi tiếng, ông có một câu nói rất là hay
“There’s no such thing as Work-life Balance. There are Work-life Choices”.
Không có cái gì gọi là cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Mà chỉ có sự lựa chọn giữa công việc và cuộc sống thôi. Và mỗi lựa chọn bạn đưa ra, sẽ cho bạn một hoặc nhiều hệ quả đi kèm.
Thông thường, lý do nhiều bạn đi tìm sự cân bằng là vì không còn yêu thích công việc đang làm. Cũng không thực sự biết tại sao mình làm nó. Khi bạn thật sự hiểu lý do tại sao bạn làm việc này, bạn sẽ thấy mọi thời gian trong ngày đều là của mình. Chứ không phải kiểu 8 tiếng này của công việc, 2 tiếng này của gia đình.
Bạn cũng đừng chia thời gian cho công việc, thời gian này là cuộc sống, cái này là mối quan hệ. Vì như vậy bạn sẽ phải chạy đi hết chỗ này đến chỗ khác. Và sẽ không bao giờ là đủ thời gian.
Nhưng khi bạn nhận ra không cần phải tìm một điểm cân bằng nào giữa tất cả những việc đó. Mỗi một lúc chúng ta làm một việc, nó sẽ thỏa mãn hết tất cả những mong đợi và nhu cầu khác nhau.
Ngày hôm nay anh không hề tách biệt thời gian cho công việc và cuộc sống. Đối với anh, đó là một.
Khi anh làm việc, cũng là lúc anh giải trí vì đó là công việc anh yêu thích. Và anh biết nếu mình làm việc này tốt hơn, mình sẽ nhận lại được nhiều phần thưởng hơn để chăm lo cho gia đình.
Khi anh đi chơi với gia đình, bạn bè. Anh vẫn có thể suy nghĩ ý tưởng cho công việc trong lúc đi chơi thảnh thơi, thoải mái đó.
Đối với anh, công việc và cuộc sống đều đan xen lẫn nhau, không có gì tách bạch cả.
Thêm 1 ví dụ nữa cho bạn dễ hình dung về khái niệm này.
Khi nhìn thấy 1 bạn đang ngồi lướt Facebook trong giờ làm, anh hay nghe vài bạn gần anh la lên: “Ơ, sao mày lên Facebook trong giờ làm việc. Giờ làm của công ty ai cho mày lên Facebook.”
Thoạt đầu nghe rất bình thường, nhưng khi nghe kỹ anh nhận ra trong những từ ngữ đó có chứa đựng một suy nghĩ phân biệt “giờ này là giờ của công ty, giờ này là giờ của giải trí, thậm chí giờ này là giờ ăn uống”
Mọi người hay chia ra các khung giờ giống vậy ngay cả trong lời nói. Nên lần sau nếu bạn gặp trường hợp như vậy, hãy đổi lại “giờ này là giờ của mình”. Tất cả khung giờ trong ngày đều là giờ của mình.
Vào khung giờ của mình đó, khi làm xong việc thay vì mình nghiên cứu thêm dự án, mình muốn giải trí một xíu bằng cách lên Facebook.
Đó là lựa chọn của mình. Và nếu bạn lựa chọn lướt Facebook sau khi xong việc, có khi cũng chẳng ảnh hưởng, cũng chẳng có gì sai.
Nhưng những gì mình nhận lại (tiền lương, sự công nhận, sự phát triển…) cũng sẽ dừng lại ở đó. Với lựa chọn này, bạn cũng đừng than trách tại sao mình chỉ nhận được mức lương, sự công nhận như ở hiện tại trong nhiều năm.
Ngược lại, nếu bạn dùng thời gian đó để nghiên cứu, suy nghĩ ý tưởng mới đề xuất cho công ty. Thì kết quả bạn có được cũng sẽ rất khác.
Cho nên, đừng bao giờ nói giờ của công ty, giờ của việc học, giờ của gia đình. Tất cả là giờ của mình. Bạn hãy lựa chọn xem mình sử dụng nó như thế nào. Và đừng tách bạch mọi thứ ra. Khi đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn nhiều với mỗi lựa chọn mình có và bỏ qua khái niệm work-life balance.
Gợi ý số 2: Ưu tiên chứ không phải là quản lý thời gian.
Về cơ bản bạn không thể nào quản lý được thời gian. Mỗi ngày sẽ có 24h, các bạn không thể nào bắt nó đi nhanh hơn hay đi chậm lại. Nên chúng ta không thể nào quản lý được thời gian.
Chúng ta chỉ làm được một thứ duy nhất thôi, là ưu tiên khoảng thời gian đó mình làm gì? Trong thói quen số 3 của cuốn sách “7 thói quen của người hiệu quả” có dạy về thói quen sử dụng thời gian hiệu quả.
Nhưng ông Stephen R.Covey không đặt tên thói quen này là Time Management, ông đặt cho nó là First Things First – Ưu tiên cho những điều quan trọng nhất.
Cái gì cần làm thì hãy làm nó và ưu tiên để sử dụng thời gian cho nó, chứ chúng ta không quản lý thời gian.
Và khi bạn nghe và hiểu chuyện này rồi, mỗi lúc mà có một thứ gì đó mình không làm, đừng nói là mình không có thời gian. Hãy đổi lại ngôn từ đó, bạn sẽ nhận ra sự khác biệt.
Em không có thời gian tập thể dục -> Em không ưu tiên cho việc tập thể dục.
Tại sao bạn không ưu tiên tập thể dục? Vì bạn thấy tập thể dục không quan trọng với mình ở thời điểm này. Và nếu nó thực sự quan trọng và cần ưu tiên, chúng ta sẽ tìm ra được thời gian để làm nó.
Nên mỗi việc mình muốn làm, hãy hỏi mình thêm một lần nữa là nó có thực sự quan trọng với mình không? Chưa bao giờ là vấn đề về thiếu thời gian, mà vấn đề nằm ở việc “mình có thấy thứ mình muốn làm có thực sự quan trọng để ưu tiên thời gian mỗi ngày cho nó hay không”
Gợi ý số 3: Cắt bớt những thời gian phí phạm đi
Mỗi ngày trôi qua, chúng ta dành rất nhiều thời gian cho những việc linh tinh, nhỏ nhặt như: lướt Tiktok, Facebook, check tin nhắn bạn bè, ngồi tám một xíu, nghỉ ngơi một xíu. Mỗi một cái mình làm xíu xíu quay qua quay lại hết ngày.
Làm sao bạn nhận ra mình đang phí phạm thời gian?
Một trong những điều bạn có thể làm là quản lý cái điện thoại của mình. Vì điện thoại chính là thứ hao tổn cực kỳ nhiều thời gian của mỗi người.
Ngày nay nó chứa hầu như tất cả mọi thứ bạn có thể xem.
Sáng dậy bạn sẽ làm gì? Ôm lấy điện thoại và check nó. Đúng không?
Nếu là người đi làm rồi bạn sẽ hay có thói quen check inbox, check mail để xem có công việc nào còn sót hôm qua hay không và nếu có công việc nào đó mình lại cuống lên.
Nếu có việc nào đó hoặc thông tin gì xấu. Ngay lập tức nó sẽ ảnh hưởng đến suy nghĩ của mình và nó kéo theo cả một ngày dài mệt mỏi.
Đó là điều không nên. Khoảng thời gian đầu ngày khi bạn thức dậy cực kỳ quan trọng. Mình sử dụng nó như thế nào nó sẽ quyết định tất cả những giờ còn lại trong ngày của mình. Nên đừng bao giờ check mail, check Facebook khi mà chúng ta thức dậy đầu ngày.
Thay vào đó, hãy bắt đầu đầu ngày bằng cách lên kế hoạch xem chúng ta có những việc gì hay ưu tiên quan trọng nào cần làm. Và rồi để nó qua một bên.
Gợi ý số 4: Khóa thời gian lại cho những việc quan trọng
Nghĩa là gì? Khi có một việc quan trọng mình cần đầu tư thời gian suy nghĩ và làm hết mình thì hãy khóa cái khoảng thời gian đó lại.
Nghĩa là các bạn hãy dành cho mình thời gian là 2 tiếng đồng hồ để làm việc này.
Thì 2 tiếng đồng hồ đó đừng để bất cứ ai, bất cứ việc gì xen ngang vào hết. Hãy dành toàn bộ thời gian và tâm trí cho mình. Bởi vì rất nhiều người khi đang làm việc quan trọng, tự nhiên có người này nhào vào đưa việc này, người kia hỏi chuyện kia, ngay lập tức bạn sẽ bị phân tán suy nghĩ, tư tưởng.
Đó là lúc chúng ta không thể nào hoàn thành tốt công việc được. Hãy khóa thời gian của mình lại bằng cách thông báo cho mọi người biết những người có liên quan tới công việc, cuộc sống của mình. Để họ biết là thời gian đó mình cần tập trung cho 1 việc quan trọng nào đó, và sẽ biết mình cần làm gì để không phiền tới mình.
Và khi đó các bạn sẽ làm một chuyện là ngồi ở một chỗ thật yên tĩnh, không cho phép ai được ảnh hưởng tới mình. Đó là lúc các bạn sẽ toàn tâm toàn ý làm hết công việc này.
Đối với anh, anh có một thói quen là nếu anh làm một việc gì đó rất quan trọng thì thậm chí anh sẽ không đem theo điện thoại, anh sẽ để điện thoại qua một bên.
Nhưng anh ơi nếu có chuyện gì bất ngờ, khẩn cấp thì sao anh?
Tất cả những cái liên quan tới công việc anh đã thông báo hết cho người khác rồi. Và anh biết ở thời điểm đó sẽ không có cái gì khẩn cấp hết. Và nếu thực sự có một việc gì đó rất rất là quan trọng, khẩn cấp và cần phải xử lý liền thì những người có liên quan và quan trọng trong cuộc sống của anh sẽ biết tìm anh ở đâu.
Còn những người không biết nghĩa là họ không quan trọng.
Gợi ý số 5: Bạn không sở hữu thời gian nhưng bạn sở hữu mục tiêu
Muốn sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn hãy xác định rõ những mục tiêu mình muốn đạt được là gì. Chúng ta không thể đẩy thời gian cho nó chạy nhanh hơn và cũng không thể kéo thời gian cho nó chậm lại được.
Nhưng mình có thể đẩy nhanh tốc độ mình muốn đạt được mục tiêu. Nghĩa là gì?
Ví dụ: Mục tiêu của bạn là muốn giảm cân, muốn cơ thể đẹp hơn, mình đi tập gym. Thông thường, nếu tập 1 buổi/ tuần thì giáo án giảm cân sẽ phải kéo rất dài. Dĩ nhiên kết hợp với chế độ ăn uống nữa.
Nhưng nếu bạn rất quyết tâm với mục tiêu đó, bạn sẽ đẩy nhanh tiến độ bằng cách tập luyện 2 buổi 3 buổi/ tuần, kết hợp với chế độ ăn uống, nghiêm khắc hơn.
Chúng ta có thể đẩy nhiều hoạt động hơn với mong đợi đạt được mục tiêu sớm hơn, nhanh hơn. Nên quay ngược trở lại là bạn thực sự đang có những mục tiêu gì, mình có cam kết và nghiêm túc với nó hay không.
Nếu mình đã có một mục tiêu quan trọng, quay ngược trở lại là mình buộc mình phải suy nghĩ để sử dụng thời gian này sao cho hiệu quả hơn.
Ngày xưa khi anh đi làm, mục tiêu duy nhất trong đầu anh khi vào công ty là muốn trở thành sếp. Anh muốn trở thành người giống Leader của mình.
Anh hỏi mình: thói quen của Sếp là gì? cách nói chuyện, cách làm việc của ảnh như thế nào? cách hoàn thành deadline của ảnh ra sao? mong đợi và tiêu chuẩn trong công việc là gì?
Và anh luôn muốn đẩy tiêu chuẩn của mình lên cao ngang bằng ảnh, như vậy xác suất để anh sở hữu những kỹ năng đó sẽ cao hơn rất nhiều.
Nếu anh muốn ở vị trí đó, anh buộc phải nâng tiêu chuẩn của mình lên. Anh buộc phải cắt bớt thời gian giải trí để làm cho công việc chất hơn, hiệu quả hơn.
Và rồi anh đạt được mục tiêu của mình. Nên có những mục tiêu thật cụ thể và rõ ràng, vì nó sẽ là chất xúc tác giúp bạn sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn mỗi ngày.
3. Mindset về việc sử dụng thời gian
Trên đây là 5 thứ các bạn có thể xài liền ngay lập tức. Còn bây giờ là một bonus nho nhỏ dành tặng cho mọi người:
Chúng ta là người huấn luyện cho người khác cách đối xử với thời gian của mình.
Đôi khi thứ khiến bạn rối loạn nhất trong công việc hàng ngày là vì người khác tới và đưa bạn những việc bất ngờ, họ gọi những cuộc gọi bất ngờ, họ tổ chức những cuộc họp bất ngờ,…khiến mình không biết xoay sở như thế nào, làm cho những kế hoạch của mình rối loạn lên hết.
Có nhiều bạn nói là: Em không thể nào làm khác được nhưng họ cứ như vậy thì làm sao em làm khác được.
Và mỗi một lần bạn bị cuốn theo việc của người khác cũng là lúc bạn đang huấn luyện cho họ hiểu: thời gian của tôi rất dễ dãi, không quan trọng. Thời gian của bạn mới quan trọng, bạn có thể tới và lấy bất cứ lúc nào, bạn tới bạn lấy đi.
Nên đôi khi bạn hãy suy nghĩ kỹ về chuyện đó, hãy dũng cảm để HỎI ĐÓ LÀ VIỆC GÌ? để bảo vệ thời gian của mình.
Và cho người khác biết là thời gian của tôi rất rất quan trọng, tôi sẵn sàng để phối hợp và chủ động kết nối công việc với mọi người khi cần. Nhưng tôi sẽ rất cân nhắc để móc nó ra để xài. Cái nào cần thì say yes, cái nào cần phải dũng cảm say no.
Nếu đặt ở góc độ khác ở tiền bạc.
Nếu một người nào đó tới và lấy cái ví của bạn: Ê, đưa cái ví đây. Rồi, cho tao lấy 50 ngàn nha.
Người khác tới: Cho tao lấy 100 ngàn nha. Ê cho tao lấy 10 ngàn lẻ nha…
Bạn có để họ làm như vậy không? KHÔNG!
Vậy tại sao bạn để người khác tới lấy của mình 10 phút, 50 phút, 1 tiếng đồng hồ. Gọi một cái bất ngờ là mình phải ngay lập tức chạy đi và không hề băn khoăn chuyện gì hết. Bạn sẽ không để người khác làm vậy với tiền của mình. Vậy tại sao lại để người khác làm vậy với thời gian của mình?
Bạn chính là người huấn luyện cho người khác cách sử dụng thời gian của mình. Cho nên lần sau nếu bạn muốn người khác cư xử với mình như thế nào. Bạn phải chia sẻ rõ ràng cái nào mình dành thời gian cho họ được, cái nào không trước khi bị cuốn theo bất cứ việc gì của họ.
Và hãy nhớ: “Bạn chính là người huấn luyện cho người khác cách xài thời gian của mình”
4. Lời kết.
Trên đây là 5 tư duy giúp bạn sử dụng thời gian thật hiệu quả để có thể tạo ra được nhiều kết quả nhất cho bản thân và đội nhóm. Không chỉ là kỹ năng sử dụng và sắp xếp thời gian hiệu quả, nếu bạn muốn học thêm từ anh kỹ năng gia tăng hiệu suất công việc. Thì có thể dành ra 2 tiếng để tham gia 1 buổi workshop Leadership của anh.
Trong buổi, bạn sẽ biết được bí mật đã giúp anh từ một nhân viên xếp hạng “bét” trong công ty, luôn ngập đầu trong deadline, trở thành nhân viên xuất sắc dẫn dắt hàng trăm đội nhóm đạt được kết quả vượt ngoài mong đợi như thế nào.
