Hầu hết mọi người đều không biết chính xác giao tiếp là gì…
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mà hầu hết các bạn đi tìm việc đều ghi nó vào CV của mình.
Nhưng có 1 sự thật là: Ai cũng có thể mở miệng để nói chuyện, nhưng hầu hết mọi người đều không biết cách để giao tiếp.
Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp thì bạn cần biết kỹ năng giao tiếp là gì.
Vậy nên, trong bài viết này anh sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp và cách làm sao để vận dụng chúng vào công việc của mình.
Dành cho ai muốn xem phiên bản video trên Youtube, bạn có thể tham khảo phía dưới:
Định nghĩa về giao tiếp “chuẩn”
Giao tiếp hiệu quả là quá trình bạn truyền tải thông điệp mình muốn nói đến với người nghe và họ sẽ hành động theo ý mà bạn mong muốn.
Giao tiếp giống như là quá trình giao hàng vậy, việc bạn giao đến người khác thì họ cũng cần nhận được.
Nếu người giao hàng không có trách nhiệm, không có kỹ năng tốt thì họ sẽ chỉ đơn giản là đóng gói đơn hàng và gửi đi, họ cũng không biết rằng liệu người nhận có nhận được hàng hay không.
Người “dở” giao tiếp cũng giống như một người giao hàng thiếu trách nhiệm vậy.
Ngược lại, người giao hàng có trách nhiệm (người giao tiếp giỏi) sẽ suy nghĩ là: “Làm sao đảm bảo là món hàng này người nhận đã nhận được rồi? Nếu họ đã nhận được thì họ cảm thấy như thế nào?”
Khi đó cách mà bạn “giao hàng” sẽ rất khác, xác suất cao là bạn sẽ nhận được thứ mà mình mong muốn hơn.
Mô hình 7 yếu tố quyết định sự thành công khi giao tiếp
Trong một cuộc trò chuyện, bao giờ cũng cần người nói và người nghe..
- Yếu tố 1: người nghe
- Yếu tố 2: người nói
Chỉ có người nói và nghe thôi chưa đủ, bạn còn cần thêm 2 yếu tố này để tạo nên một cuộc trò chuyện trọn vẹn:
- Yếu tố 3 – thông điệp mà người nói muốn mang lại cho người nghe.
- Yếu tố 4 – kênh giao tiếp: là kênh mà bạn chọn để truyền tải thông điệp. Kênh giao tiếp thường thấy là nói qua trực tiếp, nói qua zoom, nói qua điện thoại,…
Chưa hết, 3 yếu tố còn lại quyết định liệu bạn có giao tiếp tốt với người khác hay không…
- Yếu tố 5 – yếu tố cản trở: xác định được điều này, bạn sẽ không còn tình trạng “nói” nhiều nhưng không đạt được điều mà mình mong muốn. Yếu tố này có thể là: đường truyền mạng không ổn định, thời điểm nói chuyện không thuận
- Yếu tố 6 – phản hồi: nếu người nói đưa thông điệp cho người nghe, thì đây là lúc người nghe đưa phản hồi ngược lại cho người nói.
- Yếu tố 7 – tình huống: là yếu tố quan trọng nhất, đó là bối cảnh và tình huống mà chúng ta chọn khi giao tiếp.
Tóm lại, 7 yếu tố này chúng ta nên xác định rõ ràng khi tương tác và giao tiếp với mọi người để có được thứ mà mình mong muốn.
Cách anh đã vận dụng mô hình này để giao tiếp hiệu quả
Trong phần này, anh sẽ chia sẻ cho bạn cách anh đã áp dụng mô hình 7 yếu tố này trong công việc để giao tiếp hiệu quả hơn.
Trường hợp giao tiếp với Sếp
Ví dụ, có 1 email mà anh cần phải gửi cho Sếp và mong đợi sẽ được trả lời và duyệt dự án để anh có thể tiếp tục triển khai.
Thông thường, cách chúng ta thường làm là viết email gửi cho Sếp và nói “Sếp ơi, em gửi file này Sếp xem có gì phản hồi cho em biết nha.” Hết!
Và rồi sẽ có nhiều bạn ngạc nhiên là tại sao mình lại không nhận được phản hồi từ Sếp. Đó là khi mình đã không cân nhắc được 7 yếu tố trong mô hình giao tiếp hiệu quả.
Cách anh đã áp dụng mô hình 7 yếu tố để giao tiếp với người Sếp cũ của mình để công việc luôn được trơn tru:
Đầu tiên, anh xác định người mà anh sẽ nói chuyện cùng…
Người nói: Trong trường hợp này là anh.
Người nghe: Sếp của anh. Bởi vì Sếp anh là người rất bận rộn nên thời gian mà chị đọc email và phản hồi duyệt cho anh chỉ từ 3-5 phút. Đó là kiểu người muốn đi thẳng vào vấn đề, nên mỗi lần gửi email anh sẽ dành thời gian tổng hợp tất cả thông tin trong 1 email để chị có thể đọc dễ dàng.
Tiếp theo, anh làm rõ mục tiêu anh muốn đạt được và thông điệp cần được gửi đi:
Phản hồi: Khi gửi email, anh sẽ có mong đợi chị sẽ đọc và duyệt nhanh để anh có thể tiếp tục triển khai công việc của mình.
Thông điệp: Bởi vì Sếp anh là người rất bận rộn nên thời gian mà chị đọc email và phản hồi duyệt cho anh chỉ từ 3-5 phút. Đó là kiểu người muốn đi thẳng vào vấn đề, nên mỗi lần gửi email anh sẽ dành thời gian tổng hợp thông tin thành 1 email và đính kèm 1 file duy nhất. → Thông điệp ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
Cuối cùng, anh xác định lại 3 yếu tố quan trọng nhất trong mô hình này:
Kênh giao tiếp: Email – Sếp của anh thích làm việc qua email bởi vì chị đó làm việc từ xa, không có mặt tại văn phòng. Vậy nên, kênh mà anh chọn là gửi email nên thông thường anh sẽ nhận được phản hồi rất nhanh từ chị ấy.
Yếu tố cản trở: Sếp anh có thói quen sẽ đọc và phản hồi email qua điện thoại → Chướng ngại sẽ là: nội dung rườm rà, quá nhiều file đính kèm. Vậy nên, anh luôn cố gắng viết email thật ngắn và đính kèm 1 file duy nhất để chị có thể dễ dàng đọc và phản hồi ngay lập tức.
Tình huống: Bối cảnh trong trường hợp này là một thông tin nhanh chóng để Sếp có thể phản hồi nhanh cho anh.
Tóm lại..
Sau khi hiểu được điều này và áp dụng, mỗi lần anh cần trao đổi công việc qua email đều nhận được phản hồi nhanh chóng từ Sếp. Từ đó, công việc của anh trở nên trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều.
Đó là tất cả 7 yếu tố mà bạn nên cân nhắc khi giao tiếp với người khác. Giao tiếp hiệu quả là khi bạn biết cách mang thông tin đến cho người nhận một cách thuận tiện, dễ dàng hơn và họ phản hồi lại một hành động nào đó như bạn mong muốn.
Một người giao tiếp giỏi là người biết cách giao tiếp để người nghe vừa cảm thấy thoải mái và bạn lại vừa có lợi khi đạt được điều mà mình mong muốn. Đó chính là sức mạnh của giao tiếp.
Key takeaways:
Nếu đã biết 7 yếu tố quan trọng trong giao tiếp, bạn hãy thử nhớ lại cuộc trò chuyện gần đây đã không được như bạn mong muốn và xem lại rằng trong 7 yếu tố đó bạn đã làm sai ở bước nào. Từ đó, áp dụng mô hình này vào cho lần trò chuyện tiếp theo, nghen!
Lời Kết
Qua bài viết này, anh mong bạn có thể áp dụng chúng vào khía cạnh học tập, công việc của mình. Hơn nữa, bạn sẽ thực sự tự tin khi viết “Em có kỹ năng giao tiếp” vào CV của mình để tạo nên sự khác biệt trong cách bạn thể hiện bản thân mình khi phối hợp với người khác.
Đọc thêm bài viết về chủ đề Giao Tiếp:
5 thói quen cư xử giúp hướng nội được yêu quý hơn khi đi làm
6 công thức giúp bạn phản xạ nhanh khi không biết nói gì
