Trong cuộc họp, có 2 kiểu người sẽ gặp nhiều khó khăn nhất:
Kiểu 1: Rất khó để mở lòng, truyền đạt để người khác hiểu ý của mình. Vậy nên, bạn chọn im lặng và chỉ ngồi lắng nghe người khác nói, mặc dù bạn cũng có điều không đồng tình nhưng lại có cảm giác không thể nói ra để đóng góp cho cuộc họp đó.
Kiểu 2: Biết mình cần phải nói gì, nhưng mỗi lần nói ra là lại dài dòng, lan man. Sau nhiều lần bị ngắt lời, bạn cảm thấy rất mệt mỏi cho nên cũng quyết định là sẽ không phát biểu gì thêm mà chỉ ngồi nghe.
Vậy nên, bước vào 1 cuộc họp bạn im phăng phắc, không nói một lời nào. Đặc biệt là cuộc họp có những sếp lớn, quản lý,… tham gia vào. Làm sao để có thể ứng xử và giao tiếp trong những trường hợp giống như vậy?
Trong bài viết này, anh sẽ chỉ ra cho bạn 2 nỗi sợ phổ biến và cách để bạn có thể áp dụng để vượt qua tình trạng “im như thóc” trong cuộc họp.
2 nỗi sợ khiến bạn sợ phát biểu trong cuộc họp (kèm cách vượt qua)
1. Sợ mình không có quyền nói
Đây là nỗi sợ mà có thể những bạn mới đi làm sẽ hay gặp phải. Bạn không dám phát biểu gì trong cuộc họp vì nỗi sợ:
“Không biết mình có quyền được nói hay không?”
“Trên mình còn có sếp, ban quản lý này, giám đốc kia,…Đâu ra mà tới phiên mình nói?”
Nên là bạn đặt mục tiêu ngay từ ban đầu: Mình sẽ không nói. Ban đầu, bạn định là lắng nghe từ từ rồi sẽ nói, đóng góp sau. Nhưng nếu ai đã từng có nỗi sợ này rồi thì có thể bạn sẽ gặp trường hợp: Ngồi nghe vài lần bạn biến nó trở thành 1 thói quen, rồi thụ động ngồi im lặng trong những cuộc họp sau.
Cho nên bạn cứ tiếp tục nghe, không tham gia vào cuộc họp. Cuối cùng, bạn cũng không biết mọi người đang nói cái gì, nói tới đâu.
Vậy giải pháp là gì?
Sau này khi bắt đầu lập nên business của mình, anh gặp nhiều bạn quản lý và cả những bạn nhỏ tuổi mới vào công ty. Anh thấy hình ảnh của mình ngày xưa, nên anh hiểu vì sao bạn lại lo lắng, sợ hãi.
Với góc độ là 1 người leader dẫn dắt cả business và đội nhóm của mình, anh muốn khẳng định là: BẠN ĐƯỢC QUYỀN NÓI.
Bởi vì nếu bạn được mong đợi là “đừng nói gì hết” thì ngay từ ban đầu bạn cũng không cần tham gia vào cuộc họp đó. Khi anh tổ chức cuộc họp thì sẽ luôn cân nhắc xem ai sẽ là người cần tham gia vào, chủ đề cuộc họp là gì và tại sao bạn đó lại tham gia.
Không phải ngẫu nhiên mà bạn được tham gia vào cuộc họp, bạn tham gia để biết được một thông tin nào đó, đóng góp ý kiến vào cuộc họp. Từ đó, triển khai công việc mình tốt hơn.
Dĩ nhiên, có 1 số trường hợp đặc biệt là nếu bạn được mời tham gia chỉ để nghe và quan sát. Điều đó được xác định ngay từ ban đầu và sếp sẽ chỉ định cho bạn: Trong cuộc họp này, bạn sẽ không cần đóng góp tiếng nói của mình mà chỉ nghe để học hỏi.
Còn nếu đã gọi là đi họp thì bạn được quyền nói. Vậy thì bạn cần nói gì? Ở vai trò người sếp, họ muốn có được 4 thứ sau:
- Tình hình thực tế
Với vai trò execute – người thực thi công việc, bạn sẽ biết được những thông tin mà người quản lý, người sếp sẽ không biết. Cho nên, người sếp sẽ muốn biết là: “Kế hoạch được triển khai vào thực tế sẽ trông như thế nào?” - Quan điểm của bạn
Sếp sẽ muốn nghe quan điểm của bạn. Bởi vì bạn là người triển khai thực tế cho nên sẽ có những góc nhìn gần, không chỉ là những mộng mơ lý thuyết. - Thấu hiểu khả năng
Lắng nghe được 2 điều trên, người sếp cũng sẽ thấu hiểu khả năng của bạn đến đâu. Từ đó, có thể giao những công việc phù hợp, sắp xếp những cơ hội hoặc bổ sung kiến thức cho bạn. - Mức độ hiểu biết
Sếp sẽ quan tâm: “Liệu khi bước ra khỏi cuộc họp, bạn có hiểu những thứ đã thống nhất không?” Cho bạn tham gia vào cuộc họp, mục đích là: Không hiểu thì nhớ hỏi. Nếu hiểu thì xác nhận lại là đã hiểu rồi.
2. Nỗi sợ phải nói theo cấp bậc
Nếu bạn biết là mình được quyền nói trong cuộc họp. Có thể bạn sẽ gặp 1 nỗi sợ khác: “Khi nào mình được nói?” Bởi vì bạn để ý người bắt đầu nói là người có chức cao nhất, rồi đến anh chị lớn khác nói. Thậm chí, sếp trực tiếp của mình nói.
Vậy nên, bạn có một niềm tin là: Cuộc họp là nơi mọi người nói theo cấp bậc, người chức lớn nói trước rồi đến những cấp nhỏ hơn.
Vậy nên, mỗi lần có ý kiến nào đó thì bạn không dám nói bởi vì suy nghĩ: “Nói ra thì có vượt mặt không ta? Sếp mình, mấy anh chị lớn còn chưa mở miệng nói. Đâu ra tới phiên mình?”
Mình bắt đầu chờ đợi, đợi 1 người nào đó hỏi : “Ê, em có ý kiến gì không? Chia sẻ đi” thì khi đó mình mới dám nói. Nhưng nếu bạn không nói mà chỉ chờ đợi. Lâu dần, điều đó trở thành thói quen thụ động khiến mình mãi không thể hiện được ý kiến riêng.
“Theo Em Thấy…” – Công thức giao tiếp hiệu quả trong công việc
Ví dụ, khi được hỏi “Bạn nghĩ nuôi chó hay nuôi mèo tốt hơn?”. Hai phản hồi thường thấy là:
#1: “Chó vui hơn mèo, nó trung thành hơn, hoạt bát hơn, chơi với nó thoải mái hơn. Còn con mèo lúc nào nó cũng lạnh lùng. Con chó tốt hơn, là một lựa chọn tuyệt vời hơn.”
#2: “Theo suy nghĩ riêng của em, nuôi chó sẽ vui hơn mèo vì nó sẽ chơi với mình. Em thấy là nó cũng hoạt bát hơn, phản hồi lại. Đôi khi, con mèo hơi lạnh lùng và không chơi với mình. Nên nếu mà hỏi em thì em thấy là con chó là một lựa chọn tốt hơn, đối với em.”
Cùng 1 ý trả lời, bạn thấy có điều gì khác biệt?
Cách đầu tiên, bạn sẽ khiến người khác khó chịu vì đang đồng hóa suy nghĩ của mọi người.
Đối với cách 2, bạn nói ra để thể hiện quan điểm riêng của bản thân, người khác cảm nhận được là bạn truyền đi thông điệp: “Đây là ý kiến riêng của bản thân, em cũng sẽ lắng nghe góc nhìn khác từ mọi người.”
Khi đó, bạn sẽ cảm thấy thoải mái chia sẻ hơn rất nhiều.
Quy tắc: Hãy chuẩn bị thật kỹ
Mong đợi sai mà mọi người thường mắc phải: Tới cuộc họp lắng nghe, quan sát rồi từ từ sẽ biết mình nên làm gì. Tuy nhiên, hãy chuẩn bị từ trước để cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ hơn.
Những thứ bạn có thể chuẩn bị trước cuộc họp:
- Chuẩn bị về nội dung cuộc họp: Bạn có thể hỏi anh chị tham gia chung về chủ đề sẽ họp.
- Xác nhận lại vai trò trong cuộc họp: Bạn hãy hỏi người sếp trực tiếp của mình về vai trò. Để bạn biết mình cần đóng góp cho cuộc họp hay là sẽ ngồi nghe để nắm bắt thông tin.
Điều cốt lõi là: Hãy hỏi tất cả những băn khoăn mà bạn có để đạt được 4 thứ sau:
- Mục tiêu cuộc họp
- Cách cuộc họp vận hành
- Biết rõ vai trò của mình, và thứ bạn có thể đóng góp cho cuộc họp.
- Giá trị nhận được sau cuộc họp, giúp ích cho công việc như thế nào.
Từ đó, bạn có thể chuẩn bị tinh thần để tham gia, kiến thức để đóng góp và công cụ để ghi chép.
Nếu bạn chưa thể chuẩn bị cho cuộc họp, 3 tips sau sẽ giúp bạn đỡ lúng túng hơn..
Bonus Tip 1️⃣ – Mở đầu cuộc họp bằng 1 câu hỏi
Nếu chưa rõ ràng về vai trò của mình, bạn có thể hỏi: “Em có một suy nghĩ về vấn đề này, em có thể xin phép chia sẻ được không ạ?
Bonus Tip 2️⃣ – Luôn ghi chép thật cẩn thận
Trong những cuộc họp đầu tiên, có thể bạn sẽ không theo kịp bởi vì mọi người nói chuyện rất nhanh bởi vì họ đã biết điều gì đã xảy ra. Hãy chuẩn bị 1 cuốn sổ để ghi chép và hệ thống lại tất cả những thông tin có trong cuộc họp.
Bonus Tip 3️⃣ – Xác nhận lại thông tin đã nghe
Nếu bạn chưa đủ khả năng để đóng góp quan điểm, suy nghĩ của mình. Thì hãy đóng góp vào đó 1 câu hỏi, bởi vì cuối buổi họp sẽ luôn có phần đặt câu hỏi. Người sếp thường sẽ hỏi: “Mọi người có băn khoăn, ý kiến gì thêm không?”
Khi đó, bạn có thể giơ tay và đặt câu hỏi: “Lúc nãy em có nghe là mọi người chốt lại ý A, không biết là em hiểu ý A là như vậy, như này thì có đúng không ạ?”
Ít nhất, nếu bạn không tham gia vào đóng góp thì bạn đảm bảo đã thực sự hiểu đúng những gì đã thống nhất trong cuộc họp.
Lời kết
Đó là 2 nỗi sợ phổ biến của những bạn không có thói quen nói, diễn đạt ý tưởng của mình với người khác. Lý do bề mặt có thể là do bạn không biết cách nói, không biết thể hiện như thế nào cho đúng với cấp trên.
Tuy nhiên, còn 1 lý do sâu xa khác mà có thể bạn không nhận ra, đó là: Bạn chưa nói đủ nhiều. Kỹ năng giao tiếp cũng như bao kỹ năng khác, dù bạn có background nhút nhát, ít nói thế nào. Chỉ cần có mong muốn giỏi thì bạn đều có thể dành thời gian, thực hành để cải thiện khả năng thể hiện của mình.
Nên thứ quan trọng nhất bạn cần có được, đó là: Môi trường. Đó là lý do tại sao mà anh đã thiết kế nên môi trường đủ an toàn, cho phép bạn thực hành khả năng “nói” của mình, phạm lỗi sai mà không bị đánh giá.
Nếu bạn muốn cùng đồng hành trong một môi trường giống như vậy, anh hẹn gặp lại bạn!
Đó là tất cả những điều anh muốn chia sẻ để giúp bạn có thể tham gia vào bất cứ cuộc họp nào, với bất kỳ ai. Trong 1 cuộc họp gần nhất sắp tới, hãy thử áp dụng những cách mà anh đã chia sẻ. Anh rất chờ đợi muốn lắng nghe xem kết quả của cuộc họp đó sẽ giúp bạn thể hiện bản thân tốt hơn như thế nào. Chúc bạn sẽ tự tin và thể hiện tốt bản thân mình trong cuộc họp lần tới!
