Khi đi làm, bạn sẽ gặp nhiều tình huống và vấn đề khác nhau mà có khi là mình không biết cách xử lý như thế nào cho đúng. Sau nhiều trải nghiệm sai lầm, có 3 quy tắc mà anh rút ra được khi làm việc với người khác khiến cho quá trình làm việc dễ dàng và tránh được những hiểu lầm không đáng có.
Trong bài viết này, anh sẽ chia sẻ với bạn 3 quy tắc “vàng” bạn có thế áp dụng bất cứ khi nào cần làm việc và phối hợp với người khác.
Câu chuyện “xương máu” của anh
Nhiều năm về trước, anh có chịu trách nhiệm tổ chức một chương trình cho học sinh sang Singapore để trải nghiệm trại hè và học tập ở bên đấy, khám phá đất nước mới.
Có 1 chị phụ huynh được sếp của anh giới thiệu tới, sếp nói với anh:
- “Chị bạn này ở Hà Nội muốn đăng kí cho con mình tham gia, chi phí này nọ chị không lo. Em xem đợt sắp tới là ngày nào báo cho chị kia biết để chị ấy cho con mình tham gia nha.”
Thế là anh gửi thông tin chương trình qua, chị phụ huynh quyết định đăng ký và đóng tiền giữ chỗ luôn, chỉ có 1 lưu ý là khi nào chương trình diễn ra thì hãy thông báo cho chị biết.
Một vài tuần sau…
Lần đó anh định là gom đủ số lượng người tham gia thì mới quyết định thời gian chính thức của trại hè cho thuận tiện việc mua vé. Vậy nên, anh đã dời lại thời gian chính thức của chương trình so với thời gian dự kiến đã thông báo trước đó.
Khi thông báo cho các bên thì những anh chị ở TP.HCM đều không có vấn đề gì. Nhưng khi báo lại thông qua sếp của anh là:
- “Chị ơi, chị báo lại cho chị phụ huynh ở Hà Nội là có sự thay đổi về thời gian này nha.”
Chị sếp rất bất ngờ và khiển trách anh:
- “Ủa tại sao kì vậy Khương? Sao em không báo trước là thời gian có thể thay đổi?”
- “Dạ, tại vì lúc đầu em cũng có ghi là thời gian dự kiến thôi.” – anh trả lời.
- “Sao em không nhấn mạnh điều đó vậy? Bởi vì chị phụ huynh khi đăng ký cho con mình tham gia thì chị đó đã phải sắp xếp xin nghỉ làm vài ngày trên công ty và rồi cũng đã book sẵn khách sạn trong khung thời gian cũ mà em thông báo. Giờ em nói đổi thì sao mà đổi được?”
Và mãi sau này khi nhìn lại, anh mới thấy là trong cách mà mình phối hợp và thông báo với các bên thì anh đã hoàn toàn bỏ qua, không để ý đến tầm quan trọng của việc thay đổi như vậy.
Anh đã không nghĩ xa hơn rằng:
Trong phối hợp, sự thay đổi của mình sẽ ảnh hưởng lớn đến công việc của người khác.
– Huỳnh Duy Khương –
Với mình, có thể sự thay đổi đó cũng không ảnh hưởng gì nhiều nhưng đối với người khác đó là sự xáo trộn trong lịch trình của họ.
Sau lần đó, có 3 quy tắc mà anh đã rút ra được trong việc phối hợp làm việc với người khác mà anh sẽ chia sẻ cho bạn trong bài viết này. Để từ đó, sự phối hợp của mình trở nên hiệu quả và tránh được những trường hợp không mong muốn.
Quy tắc 1: Sự chắc chắn và sự rõ ràng
- Clarity – Sự rõ ràng
Để phối hợp làm việc nhóm, mỗi người trong team sẽ tự lên kế hoạch để đóng góp và hoàn thành được việc chung. Trong quá trình đó, điều cần thiết nhất là sự rõ ràng.
Quá trình giao tiếp không nên có những điều mơ hồ để tránh vấn đề là người này hiểu A nhưng người kia lại hiểu B.
– Huỳnh Duy Khương –
- Certainty – Sự chắc chắn
Nếu làm việc gì cũng không chắc chắn, ngày hôm nay như vầy nhưng ngày hôm sau lại đổi khác thì nó sẽ tạo nên sự xáo trộn cho công việc của người khác.
Nhưng để chắc chắn thì không dễ, vì đôi khi chúng ta không thể chắc chắn 100% cho một công việc nào đó.
Cho nên, khi giao tiếp trong trường hợp này:
Hãy chắc chắn về những điều không chắc chắn.
– Huỳnh Duy Khương –
Ví dụ, trường hợp khi anh không chắc chắn thời gian chính thức để tổ chức buổi trại hè Singapore ngày hôm đó. Nếu nhận ra bài học này sớm hơn, có lẽ anh đã tô đậm “thời gian dự kiến” khi gửi email thông báo và lúc gọi điện tư vấn với nhau cũng sẽ phải nhắc lại chuyện đấy.
Nếu được quay lại, có thể anh sẽ nhắn thêm rằng: “Đây là khoảng thời gian dự kiến của chương trình, nó có thể sẽ thay đổi trong khoảng 2-3 tuần so với ngày dự kiến này. Bởi vì lý do ABC.. Cho nên chị lưu ý nha!”. Nếu vẫn chưa chắc chắn, anh sẽ tiếp tục gọi điện thoại để nhắc nhở chị phụ huynh đó về lịch trình đã thay đổi.
Khi mình chia sẻ rõ ràng như vậy và mình đảm bảo thông tin “không chắc chắn” chắc chắn đến với người khác. Khi đó, sự thay đổi của bạn sẽ không làm phiền và ảnh hưởng đến công việc của họ.
Quy tắc 2: Nỗ lực hết sức để giữ lời hứa
Khi đã lên kế hoạch và làm rõ về những điều có thể thay đổi rồi thì:
Hãy nỗ lực hết sức để giữ sự thay đổi trong thời gian cam kết.
– Huỳnh Duy Khương –
Ngay từ ban đầu, hãy xác định công việc này đang liên quan đến việc đánh giá sự hiệu quả trong công việc của bản thân mình, ảnh hưởng đến danh tiếng của mình và thậm chí ảnh hưởng đến danh tiếng của sếp, của công ty khi mình đại diện làm việc với những người khác.
Mức ảnh hưởng của việc không giữ lời hứa là điều gây phiền toái cho nhiều bên liên quan, cho nên hãy đặt cho bản thân bài toán là: Nhất định mình phải hoàn thành công việc trong khoảng thời gian này.
Khi có điều gì bất ổn xảy ra mà nằm ngoài dự đoán của mình thì ít nhất chúng ta sẽ có sự khẩn trương và nghiêm túc để hỏi, trau đổi và nhờ sự trợ giúp. Thay vì im lặng và tự “ôm việc” một mình và làm không hiệu quả.
Có như vậy, bạn sẽ can đảm hơn để nhận hỗ trợ từ người khác.
Quy tắc 3: Cần sự giao tiếp đồng cảm khi có mâu thuẫn
Nếu đến cuối cùng công việc vẫn không được như đúng kế hoạch thì vào thời điểm đó anh chỉ nghĩ đến giải pháp: “Nếu chị phụ huynh đã sắp xếp công việc và book phòng hết rồi. Đây là lỗi sai của mình, mình sẽ đền bù tiền cho chị thôi.”
Nhưng mãi sau này anh nhận ra rằng:
Điều khó chịu nhất không phải là mình làm tốn bao nhiêu thời gian, tiền bạc. Điều khiến người khác khó chịu là: việc mình gây xáo trộn kế hoạch của họ.
– Huỳnh Duy Khương –
Đôi khi, chúng ta chỉ quan tâm vào giải pháp chỉ để cho xong vấn đề đó, để không bị làm phiền thêm nữa.. mà quên mất đi cảm nhận của những người làm việc cùng với mình.
Cho nên, điều quan trọng là: Chúng ta hiểu và đồng cảm với người khác để nhận đúng trách nhiệm của bản thân.
Vậy nên, trước khi suy nghĩ giải pháp xử lý vấn đề để cho “xong” trách nhiệm thì hãy trò chuyện để hiểu và đồng cảm cho người khác. Khi đó, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và giảm bớt được cảm giác khó chịu hơn rất nhiều.
Luyện tập được thói quen này, bạn sẽ khiến cho những người làm việc chung cảm thấy được sự quan tâm, suy nghĩ thấu đáo của bản thân. Điều đó chứng tỏ bạn thực sự để tâm và sẵn sàng thay đổi khi phạm một lỗi sai nào đó.
Lời Kết
Mỗi người sẽ có những câu chuyện, vị trí và ngành nghề khác nhau nhưng về quy tắc thì sẽ có thể dùng chung cho mọi trường hợp. Do đó, bạn có thể áp dụng 3 quy tắc này vào trong công việc để đạt được hiệu quả cao hơn.
Tóm lại, có 3 quy tắc áp dụng khi làm việc nhóm:
- Sự chắc chắn và rõ ràng
- Nỗ lực hết sức để giữ lời hứa
- Cần sự giao tiếp để hiểu và đồng cảm
Đọc thêm bài viết có chủ đề liên quan:
1 Việc quan trọng bạn cần làm trước khi kết thúc ngày làm việc
6 lý do khiến bạn nói chuyện khó hiểu, thiếu logic (kèm giải pháp)
