Nếu bạn là Leader hoặc một trưởng nhóm nhỏ, chắc hẳn đã không ít lần rơi vào tình huống các thành viên trong đội nhóm không hoàn thành đúng deadline hoặc không làm đúng chất lượng công việc như được giao xuống và khiến cho mọi việc bị rối tung hết lên.
Thậm chí là đã ngồi xuống để rút kinh nghiệm với nhau nhưng được một thời gian, đâu lại vào đấy. Nếu để tình trạng này lặp đi lặp lại đủ lâu, nó sẽ khiến cho bạn có cảm giác rất khó chịu, bâng khuâng và mâu thuẫn về chuyện…
- “Có nên tiếp tục giao việc cho họ nữa hay không?
- “Hay tự mình làm luôn có khi lại tốt hơn!”
Nhưng nếu đi đường dài thì hành động “làm một mình” sẽ khiến cho bạn không tận dụng được hết nguồn lực mà mình có để có được kết quả tốt nhất.
Cho nên, trong bài viết này, anh sẽ hướng dẫn cho bạn cách giao việc hiệu quả hơn để đảm bảo công việc có được chất lượng giống như mình mong đợi. Từ đó, giúp cho bạn loại bỏ được hết những cảm xúc tiêu cực trong quá trình mình làm việc.
Thời điểm giao việc rất quan trọng
Có một câu nói giống như vậy:
Muốn biết một công việc được hoàn thành hay không, không phải vào ngày deadline, mà là vào ngày giao việc.
Đừng chỉ giao việc cho nhân viên và ngồi mong đợi giống như vậy…
- “Thứ 5 này bạn nộp lại deadline cho mình được không? Nếu được thì bạn cố gắng để hoàn thành công việc”
Làm như vậy thì dĩ nhiên sẽ không hiệu quả được. Ngay từ ngày giao việc, bạn phải biết rõ 3 thứ: WHO, WHAT, HOW
- Who: Mình đang giao việc này CHO AI?
- What: Mình đang giao CÔNG VIỆC GÌ?
- How: Mình đang giao việc NHƯ THẾ NÀO?
Khi giao đúng người, đúng việc và đúng cách, đó là lúc xác suất mà người kia hoàn thành được chất lượng công việc đề ra sẽ cao hơn rất rất là nhiều. Hãy đặt cho mình một mục tiêu khi giao việc, ở thời điểm đó mình phải cảm thấy 90-100% chắc chắn rằng công việc này sẽ được hoàn thành.
Xem thêm: 5 Sai lầm khiến bạn trở thành QUẢN LÝ THẤT BẠI và Cách Để Vượt Qua
Biết rõ nên giao việc cho ai và giao việc gì
Có 3 thể loại công việc bạn có thể giao cho người khác:
- Task: một nhiệm vụ cụ thể cần phải làm
- Project: một dự án
- Idea: một ý tưởng
Sự khác nhau
- Giao task: nghĩa là bạn giao cho họ một hành động cụ thể, nêu rõ hành động cần làm.
- Giao project: chỉ cần giao xuống mục tiêu cho dự án cần hoàn thành
- Giao idea: một ý tưởng khi giao xuống nó sẽ không có sự rõ ràng, thậm chí không có mục tiêu cụ thể, người được nhận sẽ cần phải tự đặt ra mục tiêu và lên kế hoạch rõ ràng để làm sau khi nhận việc.
Tuỳ người và tuỳ lúc sẽ quyết định xem bạn nên giao cho họ cái gì.
Một ý tưởng – IDEA
Ví dụ, nếu trong công ty sắp tới sẽ có tổ chức sự kiện sinh nhật dành cho những bạn sinh trong tháng 10, 11, 12 để mọi người có một buổi ăn chơi với nhau thoải mái.
Giả dụ, nếu người Sếp tới và nói với bạn rằng:
“Em hãy suy nghĩ để làm sao tổ chức được một buổi sinh nhật cho tất cả anh em tập thể trong công ty có sinh nhật vào 3 tháng này.”
Nếu Sếp giao việc như vậy, nghĩa là họ đang đưa cho bạn một Idea.
Ý tưởng là cái rất khó để triển khai vì nó không có một mục tiêu rõ ràng. Nếu muốn triển khai nó thành công, người nhận việc này phải là người vô cùng sáng tạo và có năng lực giỏi để triển khai ý tưởng đó thành một dự án – PROJECT
Một dự án – Project
Sau khi nhận ý tưởng, bước tiếp theo là xác lập mục tiêu để biến nó thành một dự án – Project, bạn có thể tới và đề xuất với Sếp giống như vậy:
“Em xin được tổ chức một buổi Karaoke mừng sinh nhật tháng 10, 11, 12 cho những bạn này ở trong công ty.”
Sau đó, bạn sẽ cần triển khai nó ra thành từng đầu mục nhỏ và những đầu mục này sẽ được biến thành một nhiệm vụ – TASK.
Một nhiệm vụ – TASK
Nếu Sếp tới và nói rằng:
“Em hãy đi tìm cho anh những quán Karaoke có thể đáp ứng đủ 3 tiêu chí như sau (số lượng, cơ sở vật chất, giá tiền) và có thể đặt vào khung giờ lúc 6h chiều.”
Nếu Sếp giao việc như vậy, nghĩa là họ đang đưa cho bạn một nhiệm vụ cụ thể.
Cho nên, hãy thật sự để ý về chuyện mình đang giao việc cho ai, giao cái gì và giao như thế nào. Bởi vì chỉ cần giao sai việc cho sai người, đó là lúc công việc sẽ rất khó để triển khai một cách hiệu quả như mong đợi.
Lưu ý:
Khi giao việc cho một “tấm chiếu mới”, hãy bắt đầu giao cho họ một nhiệm vụ – việc dễ nhất trong 3 loại công việc phía trên. Khi đã làm tốt được nó rồi, mới tiếp tục giao cho họ một dự án và cuối cùng là giao một ý tưởng khi họ đã đủ “cứng” và dày dặn kinh nghiệm.
Đừng nhận một lời hứa chung chung, hãy nhận một lời hứa thuyết phục
Khi nhận được một cam kết từ người khác, bạn phải là người cảm thấy cam kết đó rất thuyết phục và có khả năng thực hiện được, mới bàn tới việc triển khai. Còn nếu không, hãy nói chuyện với nhau kĩ hơn về chuyện đó.
Ví dụ giống như trường hợp ở phía trên, bạn là một người Leader cùng với 3 thành viên khác chịu trách nhiệm cho việc tổ chức buổi sinh nhật cho công ty và có hẹn họp nhóm với nhau để lên những ý tưởng để triển khai công việc hiệu quả.
Giống như vậy:
Nếu nhận được những lời hứa ở phía trên, anh đảm bảo với bạn rằng những thành viên kia sẽ không thể tới đúng giờ như đã hẹn trước.
Bởi vì trong lời hứa của họ có từ “cũng được” – thể hiện cho việc không chắc chắn.
Cho nên,
“Cũng được” nghĩa là “không có khả năng làm được”.
Đối với những thành viên đó, nếu chỉ dành khoảng thời gian trống 30 phút thì họ chưa cân nhắc tới những tình huống có thể xảy ra, như là: làm không xong việc, kẹt xe,…và nếu có thêm tình huống bất trắc khác xảy ra, chắc chắn nó sẽ vượt qua 6h00, làm sao có thể tới đúng giờ họp.
Nên ở trong tình huống đó, bạn có thể nói như vậy:
Lưu ý
Ở trong tình huống này, có nhiều bạn sẽ ngại hỏi chi tiết và làm rõ ràng mọi chuyện vì sợ người khác sẽ nghĩ mình không tin tưởng và ảnh hưởng tới sự đoàn kết trong đội nhóm.
Thứ gây rạn nứt sự tin tưởng trong đội nhóm chính là sự không rõ ràng. Bất cứ thứ gì chung chung và mơ hồ đều dễ gây hiểu lầm. Điều đó vô tình ảnh hưởng tới kết quả chung của đội nhóm.
Hãy làm đúng những thứ cam kết với nhau thì sự tin tưởng mới được xây dựng. Chúng ta hỏi không phải để làm khó nhau, mà là để làm rõ mọi chuyện, để nếu cần có thể hỗ trợ họ sao cho phù hợp.
Khi đã làm rõ ràng mọi thứ và đội nhó thực hiện đúng với những cam kết đặt ra, tinh thần và sự kết nối mới xuất hiện
Lời kết
Đó là cách giao việc hiệu quả cho nhân viên của mình để họ có thể hoàn thành được công việc đúng như mong đợi đề ra để từ đó đội nhom có được kết quả chung tốt nhất.
Nếu bạn muốn học hỏi và tìm sâu hơn về những chiến lược để có thể quản lý và làm việc đội nhóm hiệu quả thì có thể nhấn vào đây để tìm hiểu về khoá huấn luyện Underground Leader của anh – Khoá huấn luyện dài 2 tháng dành cho bạn đang là nhân viên hoặc quản lý cấp trung tại đây nhé.
