Bạn đã bao giờ chuẩn bị bài báo cáo cuối năm chưa?
Thậm chí đó là bài báo cáo cuối tháng, cuối tuần chẳng hạn. Sẽ luôn có nhu cầu để nhìn nhận lại những gì đã qua.
Tuy nhiên, có rất nhiều khó khăn khi chuẩn bị một bài báo cáo như:
- Không biết cần báo cáo những gì?
- Không biết chọn lọc thông tin nào để báo cáo?
Trong bài viết này, anh sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 4 yếu tố quan trọng cần có để có 1 bài báo cáo cuối năm hoàn chỉnh nhất.
Tác giả: Huỳnh Duy Khương.
1. Kết quả
Có tới 3 loại kết quả bạn cần phải chuẩn bị cho mình.
Loại 1: Thành tựu đạt được (Achievement)
Ví dụ bạn là 1 nhân viên chịu trách nhiệm cho mảng truyền thông đang phát triển 1 Fanpage.
Mục tiêu của bạn là phải có hơn 100.000 người theo dõi tài khoản đó.
Và tới cuối năm bạn đạt được kết quả là 130.000 người theo dõi.
Thì con số 130.000 đó chính là thành tựu bạn đạt được (Achievement).
Loại 2: Sự tiến bộ (Growth)
Đôi khi kết quả bạn đạt được so với những nơi khác cũng không có gì quá nổi trội.
Tuy nhiên, việc nhìn vào sự tiến bộ sẽ giúp bạn thực sự nhìn thấy bản thân đã làm được những gì trong năm vừa qua một cách khách quan và toàn diện hơn.
Ví dụ đối trang IG Fanpage của anh năm ngoái cùng thời điểm chỉ mới khoảng hơn 1000 người theo dõi thôi.
Và team đặt ra mục tiêu năm nay phải đạt được hơn 10.000 người theo dõi.
Tới thời điểm này, trang đã vượt trên 10.500 người theo dõi rồi.
Và nếu như nhìn vào kết quả, thực ra con số hơn 10.000 cũng không có gì quá đặc biệt. So với những kênh IG của những bên khác đã có hơn hàng trăm ngàn, triệu Followers.
Nhưng, nếu bạn nhìn vào sự tiến bộ chỉ từ 1000 đến 10.000 thì đó đã là sự đi lên gấp 10 lần so với năm ngoái rồi.
Cho nên, đừng quên nhìn nhận lại sự tiến bộ để thấy rõ được hơn về những nỗ lực, cố gắng của bạn trong suốt năm vừa qua. Từ đó đặt ra những mục tiêu mới cho năm sau.
Loại 3: Ảnh hưởng (Attention)
Không chỉ nói về riêng mục tiêu của MÌNH.
Một trong những kết quả rất quan trọng ở bất cứ tổ chức cũng sẽ quan tâm đó là: bạn đã mang lại ảnh hưởng gì cho thị trường, cho khách hàng?
Ở phần này, bạn có thể trình bày bằng cách kể 1, 2 câu chuyện về những khách hàng nổi bật trong năm vừa qua.
Một người nào đó có thể khái quát lên được vấn đề công ty bạn đang muốn giải quyết.
Sản phẩm, giá trị của công ty hiện đang giúp được họ như thế nào?
Từ đó, bạn sẽ nhìn ra được sức ảnh hưởng trong 1 năm qua đối với thị trường, cộng đồng và khách hàng của mình.
2. Nỗ lực
Bên cạnh kết quả, nỗ lực của bạn cũng là thứ cần được nhìn nhận lại?
Bạn đã nỗ lực như thế nào? Hay kết quả đến với bản thân đơn giản chỉ vì may mắn?
Vậy làm sao để chia sẻ về nỗ lực của mình một cách tinh tế?
- “Em đã thức đêm, thức hôm.”
- “Em đã làm việc 12 tiếng/ngày.”
- “Em đã làm việc Over-time.”
Đó đều là những kiểu sai lầm bạn cần tránh phải.
Cách đơn giản nhất để có thể chia sẻ được nỗ lực đó là hãy kể về những thử thách bạn gặp phải và cách bạn đã đối diện nó như thế nào?
Từ khó khăn đó, những người xung quanh sẽ biết được sự nỗ lực của bạn đã như thế nào trong suốt 1 năm vừa qua.
3. Bài học
Bạn rút ra được bài học gì trong suốt 1 năm vừa qua?
Kết quả là thứ bên ngoài có thể đến rồi đi. Nhưng bài học sẽ là thứ luôn còn đọng lại trong đầu của mình.
Đó có thể là kỹ năng, cảm nhận, tầm nhìn,… là thứ sẽ ở lại với bạn để từ đó giúp bản thân đặt ra những mục tiêu mới trong tương lai.
Vậy làm sao để có được bài học? 1 thứ quan trọng nhất để tạo ra được bài học đó là thất bại.
Thành công cho chúng ta sự tự tin. Nhưng chỉ có thất bại mới dạy cho mình bài học để trưởng thành.
Nên hãy cùng nghiệm lại và tổng hợp xem: 3 thất bại lớn nhất trong năm vừa qua của bạn là gì?
Nhìn nhận lại thất bại không dùng để đổ lỗi, mà để nhận ra bài học.
Nghiệm ra được lý do thất bại để từ đó điều chỉnh trong năm sau không lặp lại nó nữa.
Đó là bài học để trưởng thành hơn của mỗi người.
4. Cách truyền tải
Lỗi sai của hầu hết mọi người khi trình bày báo cáo đó là chỉ chuẩn bị về những con số, dữ liệu,… nhưng lại thiếu đi sự chuẩn bị về cách thể hiện của mình.
Dẫn đến bài báo cáo chỉ toàn là những số liệu khô khăn, nghe vô cùng nhàm chán.
Khi đã xong được nội dung rồi, điều bạn cần làm tiếp theo là làm sao để biến bài báo cáo đó trở nên thu hút hơn?
Và gợi ý của anh đó là hãy chuyển thể những con số, dữ liệu đó thành câu chuyện.
Câu chuyện là một điều tuyệt vời để kết nối tất cả mọi thứ lại với nhau bởi vì nó mang lại một thứ mà những con số, dữ liệu,… của bạn không có được. Đó là CẢM XÚC.
Câu chuyện sẽ khiến cho người khác dễ nắm bắt được trọn vẹn nội dung hơn.
Khi đó, phần trình bày của bạn sẽ hấp dẫn hơn rất nhiều.
